Die meisten Texte zu diesem Thema enden bei „Kostenkontrolle und Planbarkeit“. Was das in Euro heißt, steht nirgends. Genau darum geht es hier: um Preismodelle, um ein Rechenbeispiel, das Sie nachrechnen können, und um die Fälle, in denen eine externe IT-Abteilung die falsche Entscheidung ist.
Eine externe IT-Abteilung ist ein Dienstleister, der die Aufgaben einer internen IT dauerhaft übernimmt – nicht nur die Reparatur, wenn etwas kaputt ist. Dazu gehören der laufende Betrieb von Servern, Netzwerk und Arbeitsplätzen, der Anwendersupport, Updates und Patches, Backup und Wiederherstellung, IT-Sicherheit sowie die Planung von Investitionen und Lizenzen. Der Unterschied zum klassischen IT-Dienstleister liegt in der Verantwortung. Ein Break-Fix-Dienstleister wird gerufen, wenn ein Problem da ist, und rechnet nach Aufwand ab. Eine externe IT-Abteilung arbeitet mit einer monatlichen Pauschale und hat damit ein wirtschaftliches Interesse daran, dass möglichst wenig kaputtgeht. Dieses Modell heißt im Fachjargon Managed Services, der Anbieter Managed Service Provider.
In einem vollständigen Betreuungsvertrag stecken üblicherweise:
Der letzte Punkt ist der, an dem sich die Spreu vom Weizen trennt. Support können viele. Ein Partner, der Ihnen einmal im Quartal sagt, welche Investition in zwölf Monaten ansteht, ist deutlich seltener.
Es gibt drei gängige Abrechnungsmodelle. In der Praxis werden sie oft kombiniert.
Die Spanne beim Arbeitsplatzpreis ist groß, weil sehr Unterschiedliches darin steckt. Am unteren Ende steht reiner Support während der Geschäftszeiten. Am oberen Ende sind Monitoring, Security-Paket,Backup, Lizenzen und garantierte Reaktionszeiten enthalten. Ein Angebot von 45 € je Arbeitsplatz und eines von 110 € sind selten dasselbe Produkt – vergleichen lässt sich das nur über die Leistungsbeschreibung.
Auf dem Papier ist die externe Variante bei 30 Mitarbeitenden also rund 2,5-mal günstiger. Diese Rechnung ist trotzdem unvollständig, und zwar in beide Richtungen.
Was zugunsten der externen Lösung fehlt: Eine einzelne interne Kraft hat Urlaub, wird krank und kündigt irgendwann. Sie deckt außerdem kaum das gesamte Spektrum ab – Firewall-Konfiguration,Microsoft-365-Tenant, Backup-Architektur und Anwendersupport sind vier verschiedene Kompetenzen. Fällt diese Person aus, steht die IT.
Was zugunsten der internen Lösung fehlt: Ein interner Mitarbeiter kennt Ihre Prozesse, ist morgens um acht im Haus und macht auch die Dinge, die in keinem Vertrag stehen. Diesen Wert bildet keine Tabelle ab.
Grob gerechnet: Bei etwa 80 bis 100 Arbeitsplätzen erreichen die externen Pauschalen die Kosten einer internen Vollzeitstelle. Bis dahin ist die externe Lösung fast immer die günstigere. Darüber wird es zur Mischrechnung, und ab ungefähr 150 Mitarbeitenden entscheiden sich die meisten Unternehmen für ein Hybridmodell: ein bis zwei interne Leute für Nähe und Prozesskenntnis, ein externer Partner für Spezialthemen, Rufbereitschaft und Urlaubsvertretung.
Der ehrlichste Punkt in dieser Tabelle ist die Prozesskenntnis. Jeder Wechsel zu einem externen Partner kostet in den ersten Monaten Reibung. Wer diese Phase nicht einplant, hält den Dienstleister für schlecht, obwohl er nur neu ist.
Das steht in kaum einem Text zum Thema, gehört aber dazu.
Wenn Ihre IT der Kern Ihres Geschäfts ist. Ein Softwarehaus oder ein Onlinehändler mit eigener Plattform lagert seine Entwicklungs- und Betriebskompetenz nicht aus. Arbeitsplatz-Support ja, das Kernsystem nein.
Wenn Sie unter fünf Arbeitsplätze haben. Unterhalb dieser Größe rechnet sich ein Vollbetreuungsvertrag meist nicht. Ein Stundenkontingent oder ein reiner Support-Vertrag ist die passendere Lösung.
Wenn Sie erwarten, dass jemand in fünf Minuten am Schreibtisch steht. Externe Betreuung läuft zu 80 bis 90 Prozent über Fernwartung. Vor-Ort-Einsätze sind vereinbart, nicht spontan. Wer eine Fertigung mit Maschinenanbindung und Schichtbetrieb hat, braucht entweder jemanden im Haus oder einen Vertrag mit sehr kurzen Vor-Ort-Zeiten – und der kostet entsprechend.
Wenn Sie nur die Kosten senken wollen. Wer einen bestehenden, gut funktionierenden IT-Betrieb aus Kostengründen allein auslagert, ist oft enttäuscht. Die externe Lösung ist günstiger als eine interne Stelle, aber teurer als „wir machen das nebenbei mit“. Wenn Ihre IT heute fast nichts kostet, wird sie durch den Wechsel teurer – dafür funktioniert sie.
Wenn intern niemand die Verantwortung übernehmen will. Ein externer Partner braucht einen Ansprechpartner im Haus, der Entscheidungen trifft und Budgets freigibt. Ohne diese Rolle versandet jede Zusammenarbeit.
Reaktionszeiten schriftlich, nicht mündlich. Ein Service-Level-Agreement definiert, wie schnell auf eine Störung reagiert wird – gestaffelt nach Schweregrad. „Wir melden uns schnell" ist kein SLA. Fragen Sie nach der Reaktionszeit bei Totalausfall und danach, was passiert, wenn sie gerissen wird.
Was ist in der Pauschale enthalten, was nicht. Lassen Sie sich eine Leistungsbeschreibung geben, in der steht, welche Tätigkeiten pauschal abgedeckt sind und welche zusätzlich abgerechnet werden. Projekte, Umzüge und Neuanschaffungen sind fast nie enthalten. Das ist in Ordnung – es muss nur vorher klar sein.
Erreichbarkeit und Teamgröße. Wie viele Techniker kennen Ihre Umgebung? Ein Anbieter mit drei Mitarbeitenden hat dasselbe Ausfallrisiko wie Ihre interne Einzelperson, nur eine Rechnung mehr.
Dokumentation und Exit. Wem gehört die Dokumentation Ihrer IT? Wer hat die Administratorkennwörter? Was passiert bei Kündigung? Ein seriöser Anbieter regelt die Herausgabe aller Zugangsdaten und der Dokumentation vertraglich. Wenn dieser Punkt im Vertrag fehlt, fragen Sie nach – die Antwort sagt viel über den Partner.
Kündigungsfristen. Zwölf Monate sind üblich, 36 Monate sind ein Warnsignal.
NIS2 und Compliance. Seit der Umsetzung der NIS2-Richtlinie fallen deutlich mehr mittelständische Unternehmen unter verbindliche Cybersicherheitsanforderungen – auch als Zulieferer betroffener Unternehmen. Fragen Sie, ob der Anbieter Sie bei der Einordnung und Umsetzung unterstützt und ob er selbst nach einem anerkannten Standard arbeitet. Ein Verweis auf ISO 27001 oder BSI-Grundschutz ist hier mehr wert als eine Broschüre.
Referenzen aus Ihrer Größenordnung. Ein Anbieter, der überwiegend Konzerne betreut, arbeitet anders als einer mit 20 bis 60 Mitarbeitenden großen Kunden. Lassen Sie sich zwei Referenzkunden nennen,die Sie anrufen dürfen.
Ein sauberer Übergang läuft in vier Schritten ab und dauert je nach Größe sechs bis zwölf Wochen:
Fragen Sie im Angebot ausdrücklich nach den Onboarding-Kosten. Manche Anbieter stellen sie separat in Rechnung, andere verrechnen sie über die Laufzeit.
Was kostet ein IT-Dienstleister pro Stunde? Marktüblich sind 95 bis 160 Euro netto pro Stunde,abhängig von Region und Qualifikation. Bei laufender Betreuung ist der Stundensatz allerdings die falsche Bezugsgröße – dort wird pro Arbeitsplatz und Monat abgerechnet, üblicherweise zwischen 40 und 120 Euro.
Was kostet eine externe IT-Abteilung im Monat? Für ein Unternehmen mit 30 Arbeitsplätzen liegt eine Vollbetreuung inklusive Servern, Backup und Security typischerweise bei 2.000 bis 3.500 Euro nettomonatlich. Bei zehn Arbeitsplätzen sind es je nach Umfang 700 bis 1.400 Euro.
Ist eine externe IT-Abteilung günstiger als eine eigene? Bis etwa 80 Arbeitsplätze in der Regel ja, und deutlich. Eine interne Vollzeitstelle kostet mit Nebenkosten rund 70.000 Euro im Jahr und deckt trotzdem nicht alle Fachgebiete ab. Oberhalb dieser Größe wird eine Kombination aus interner Kraft und externem Partner meist die bessere Lösung.
Wie lange dauert die Umstellung? Sechs bis zwölf Wochen bis zum Regelbetrieb. Die ersten drei bis sechs Monate braucht der Partner, um Ihre Abläufe und Eigenheiten zu kennen. Diese Phase sollten Sie einplanen, statt sie als schlechte Leistung zu deuten.
Was passiert mit meinen Daten? Die Daten bleiben Ihr Eigentum. Rechtlich wird das über einen Vertragzur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO geregelt, der zwingend zum Betreuungsvertrag gehört. Klären Sie zusätzlich, wo Backups gespeichert werden – bei Cloud-Backups ist der Serverstandort relevant.
Kann ich nur Teile auslagern? Ja, und das ist häufig der beste Einstieg. Verbreitet sind Modelle, beidenen der Anwendersupport intern bleibt und Server, Sicherheit und Backup extern laufen – oder umgekehrt.
Eine externe IT-Abteilung ist für Unternehmen zwischen etwa fünf und achtzig Arbeitsplätzen in denmeisten Fällen die wirtschaftlichere und robustere Lösung. Sie kostet mehr als der Status quo, wenn ITbisher nebenbei mitlief, und weniger als eine eigene Stelle, sobald der Bedarf real wird. Entscheidend ist nicht der Preis pro Arbeitsplatz, sondern was darin enthalten ist. Vergleichen Sie Leistungsbeschreibungen, nicht Angebotssummen – und achten Sie darauf, dass Reaktionszeiten, Dokumentationspflicht und Ausstiegsregelung im Vertrag stehen.
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